Dagsorden godkendt

Intet nyt f

Alle i bestyrelsen

Gymnastik: alle hold kører godt, forsøger at få zumba op at stå igen først i det nye år.

Løb: arbejder med at få arrangeret et løbearrangement 21. april. Festudvalget tilbyder hjælp til salg af kaffe, kage, øl og vand.

Badminton: kæmpe afdeling i år, med mange børn. Der er gang i bestilling af tøj. Også god tilslutning til motions-badminton. Klavs laver holdliste inden jul.

Volley-ball: godt i gang.

Festudvalg: intet nyt.

Fodbold: intet nyt. Flemming sørger for holdlister til indendørs inden jul.

Havkajak: Henriette ringer til Chresten Krog ang. repr. i bestyrelsen.

Alle i udvalgene

Der er stadig mange ikke betalte kontingenter. Fra februar 2011 hjælper Else Marie med holdlister m.v.

Fugtskab solgt til LIF for kr. 7.000.

Særskilt program gennemgået. Bestyrelsen mødes klokken 17.30.

Orientering: ringriderforeningen kan låne teltet gratis første år, hvorefter teltet "lejes" for de næste 3 år. Der laves kontrakt efter jul.

Henriette

De tilstedeværende blev fotograferet.

Henriette

Procedure omkring brug af klubhus. Mette undersøger om vi på hjemmesiden kan have en form for opslagstavle til brug / lån af klubhuset.

Dorthe kommer med idé om "hjælpebank".

Alle i bestyrelsen

Fodbold: møde m. kommunen, Sportigan Rødekro og talentudvikling/region Syd

Alle i udvalgene

Henriette

Kirsten

Glenn

Rene fra Varnæs Skole har kontaktet VBIF og vil gerne udvide samarbejdet. Jeg har været inde og kigge på vedtægter og formelt kan det fint lade sig gøre. Helt konkret er det at lave et nyt udvalg, som kan hedde skoleaktiviteter. Forskellige valgfag skal køre på skolen om eftermiddagen med frivillige undervisere.

Henriette

Henriette orienterer om forslag til samarbejde med Varnæs skolen. Vedtaget. Rene er tovholder.

Bestyrelsen mødes kl. 17.00 onsdag ti lottospil – programmet er på plads. Gulv til telt udskiftes til næste år evt. udgifter udover hensættelse bevilget.

Henriette har et udkast med til mødet

Mødedatoer vedtaget

Henriette

Aktiv-dag. Kajak og løb deltaget. Nyt møde den 27. april 2010

Indkaldt af:

Referat af:

Mødetype:

Observatører:

Ordstyrer:

Deltagere:

Læs venligst:

Medbring venligst:

Else Marie: Computer

Afbud:

Godkendt uden bemærkninger. Regnskaber godkendes under punkt 5.

Intet nyt fra næstformand, sekretær og kasserer.

Formand orienterer om henvendelse fra Sydenergi vedr. mulighed for at tjene penge til foreningen ved at skaffe kontakter til nye fibernæt kunder. Holdningen fra bestyrelsen er at det er for sent, vi takker nej tak. Kan vi indstille ildsjæle til DGI til en idrætslederpris. Kandidat fundet, Henriette skriver indstillingen – deadline 26. marts. Bodil hjælper med oplysninger.

Else Marie retter oplysninger i CVR-register.

Hjemmesiden er pt. ikke tilgængelig. Der skal enten laves en helt ny hjemmeside, eller forlænges en licens. Henriette beder Rikke lave en ny hjemmeside.

Der kommer en del snak om ideer til klubhuset. Glenn skriver ned og viderebringer til byggeudvalg.

Alle i bestyrelsen

Henriette, Bodil

Næsten alle har indsendt årsberetning – badminton mangler.

Optællingslister lægges som et punkt under hvert udvalg på hjemmesiden. Deadline skubbes til sidste bestyrelsesmøde inden sommerferien.

Fodbold: der er 10-12 U-13 spillere. Muligvis nye unge trænere på vej, der skal tilbydes trænerkursus. Glenn aftaler med Ingolf hvem der står for indkøb af brændte ting. Henriette undersøger ved kommunen, om de vil sørge for opkridtning. Glenn undersøger hvorvidt en lysmast er rådden og melder til Henriette. Marianne kan aflevere bilag på udlæg til papir m.v. hos Kirsten. Der er trænere til U-10, U-9 og U-11. Der mangler trænere til de små hold – U-6, U-7 og U-8. Udendørs sæsonen starter om ca. 1 måned. Ny sponsor til trøjer til U-11.

Håndbold: sæsonen er snart færdig. De små er rigtig godt i gang, med en del stævner, og nu også et overnatningsstævne i Løgumkloster. Damer og herrer tager til strandstævne i Vojens til sommer. Mogens stiller op som ny kandidat til generalforsamlingen.

Gymnastik: se punkt 6

Festudvalg: program til årets byfest er ved at være klar. Else Marie hjælper med diverse tilladelser og finder de sponsorkontrakter der blev lavet sidste år. Udvalg skal give besked til festudvalg senest 20. marts om hvilke aktiviteter der laves under byfesten. Torben sørger for at løbeafdeling får besked. Gymnastik stiller med fanebærere. Formand holder tale lørdag aften – næstformand søndag aften. Bestyrelsen deltager ved lottespil. Henriette skriver lidt til byfestbladet vedr. årets ildsjæl. Lister vedr. bemanding tages med til generalforsamlingen.

Helen har styr på revyen. Else Marie laver opdateret liste til Margret med bestyrelses og udvalgsposter.

Havkajak: første møde er afholdt. Dropper indmeldelse i Dansk Kano og Kajak – DGI har fået nye gode retningslinier. "Projekt flydebro" har fået tilskud på ca. 25.000 (50% af udgiften). Broen igangsættes straks. Opstart på sæson er 17. april. Torben sender pressemeddelelse vedr. opstart.

Badminton: drengene har været til turnering, med stor succes. Der er stadig kun 2 deltagere til voksenbadminton. Der skal laves lidt mere PR

Alle udvalg

Else Marie

Alle udvalg

Torben

Henriette.

Else Marie

til næste år. Evt. opdeling af børn til næste år, med små og store børn.

Volley-ball: fungerer fint som det plejer. Sæsonen sluttes med stævne og påskefrokost.

Klavs har været til nytårskur med kommunen om kultur og fritidsliv. Der er lavet en fælles kommune-kalender, hvor man kan opdatere diverse arrangementer. Diverse brochurer sendt rundt til gennemsyn.

Henriette har sørger for dirigent og protokolfører. Alle udvalg skal på generalforsamlingen fremlægge nytænkning til næste år og en solstrålehistorie fra året der gik. De skrevne beretninger skal ikke læses op! Kirsten laver lidt søjler m.v. over medlemstal og en kort gennemgang af regnskabet. Festudvalget deltager fremover kun i få bestyrelsesmøder.

HE

Regnskaberne er godkendt.

Kirsten

Der er styr på gymnastikopvisningen. Henriette og Else Marie passer bod. Helen og Ingolf passer indgang.

Bodil

Se ovenfor

Margret

Medlemskab af Den Gyldne Løve?

Torben undersøger hvad man får for et evt. medlemskab.

En kort snak om hvordan VBIF skal repræsenteres ved åben strand.

Torben

Praktiske forhold:

Bilag:

Næste møde:

Indkaldt af:

Referat af:

Mødetype:

Observatører:

Ordstyrer:

Deltagere:

Læs venligst:

Medbring venligst:

Else Marie: Computer

Afbud:

Dagsorden godkendt.

Næstformand: Kim har været til møde i Felsted, hvor lokale idræts-foreninger inviteres til "Fastelavns Lørdag". Arrangementet finder sted lørdag d. 13. februar. Der vil blive åbnet 5 nye løberuter. VBIF vil evt. være repræsenteret ved løbe- og kajakafdelingen. Kim kontakter Mette. Henriette kontakter Carsten og Torben.

Kasserer: Vi skal have rettet VBIF´s navn i CVR.

Formand: Invitation til nytårstræf fremlægges – Klavs deltager.

Kim, Henriette

Else Marie

Klavs

Fodbold: referat fra udvalgsmøde fremlægges, der er lavet ny arbejdsfordelingsplan. Der laves startmappe til nye trænere. Kursusplaner for denne sæson er lavet. Der er lavet samarbejde med Felsted vedr. senior. Glenn undersøger hvordan økonomien hænger sammen i dette samarbejde. Vi foreslår at VBIF sender kontingent på de spillere fra Varnæs. Og Felsted sender opkrævning på forholdsmæssige udgifter. Glenn tager fat i dårlig betaler. Der er lavet rygepolitik i afdelingen. Forslag om at nye bolde trykkes med VBIF logo.

Badminton: Det kører forrygende ved drengene. De har været til stævne. Drengene har fundet sponsor til trøjer. Der er pt. kun to spillere til voksen-badminton. Der arbejdes på at reklamere for sagen.

Volleyball: fungerer fint.

Håndbold: de små fik medaljer til julestævne – vandt tre kampe. Vi har igen fået sponsoreret billetter til en Sønderjyske kamp – de små skal ud og se. De andre 3 hold klarer sig fint.

Ingolf orienterer kort om forløbet omkring branden i klubhuset. Der er kun begrænsede skader i selve klubhuset. Alt er sikret og skaden er opgjort. Løsøre er ligeledes opgjort – fodbold, håndbold, festudvalg og diverse. Carlo er valgt som taksator for Codan. Klubhuset forventes færdigt til maj.

Evt. udvidelse af klubhuset diskuteres – Ingolf har forslag med. Der er l nedsat et byggeudvalg, bestående af Ingolf, Kurt og Mogens. Glenn deltager i udvalget som repræsentant for bestyrelsen. Bestyrelsen er positivt stemt overfor at investere en del penge i klubhuset. Samtidig skal klubhuset istandsættes så medlemmerne også ønsker at bruge det. Ingolf får pris på hele tilbygning / renovering.

Glenn foreslår at man fremover laver en optællingsliste hvert år på løsøre i hver afdeling. Listen skal også indeholde oplysninger om adresse på hvor løsøre befinder sig. De enkelte udvalg laver listen klar til 15. marts.

Alle udvalg

Generalforsamlingen er fredag den 19. marts. Henriette har lavet forslag til aftenens forløb.

Hvert udvalg laver årsberetning som de plejer – deadline herfor er 1. marts, sendes pr. mail til Henriette. Herudover forbereder hvert udvalg på en solstrålehistorie - noget der er gået mindre godt – og nye tiltag / indsatsområde. Som skal fremlægges på generalforsamlingen - det skal ikek være en gentagelse af årsberetningen !!

Henriette og Else Marie sørger for annoncering.

Henriette kontakter Margret for at afstemme hvem der er på valg til festudvalg.

Alle udvalg

Henriette renskriver indkaldelse til generalforsamlingen.

Se ovenfor…

Budget 2010 godkendes efter generalforsamling. Regnskab for 2009 for de enkelte afdelingen gennemgås på næste møde. Kort gennemgang af de bevilgede tilskud fra kommunen til år 2010.

Praktiske forhold:

Bilag:

Næste møde:

Indkaldt af:

Referat af:

Mødetype:

Observatører:

Ordstyrer:

Deltagere:

Læs venligst:

Medbring venligst:

Else Marie: Husk computer

Afbud:

Indkaldt af:

Referat af:

Mødetype:

Observatører:

Ordstyrer:

Deltagere:

Læs venligst:

Medbring venligst:

Else Marie: Husk computer

Afbud:

Dagsorden godkendt

Intet nyt fra næstformand

Intet nyt fra kasserer

Intet nyt fra sekretær

Vi efterlyser billeder til hjemmesiden – sendes til Rikke. Husk der skal være mere end 2 børn på et billede for at det må offentliggøres. Henriette har sendt takkebuket til Ingolf.

Alle i bestyrelsen

Fodbold: fodboldsæson er ved at være slut. Der er tilmeldt 2 hold til indefodbold. Der bliver sendt takkekort til sponsorer i indeværende uge.

Problemer ved sportsplads skal løses af kommunen. Peder beskriver skriftligt til Henriette hvad der er galt, Henriette skriver herefter til kommunen. Vedr. opkridtning af baner – Henriette skriver til kommunen.

Margret kontakter kommunen vedr. lysmaster og "pinde".

Kim undersøger om vi kan flytte en opkridtningsmaskine fra Bovrup til Varnæs.

Håndbold er kommet godt i gang med 4 hold. Der har været målmandskursus i mandags. Turnering starter i weekenden.

Badminton starter op efter efterårsferien. Program lagt ud på hjemmesiden. Løbeseddel laves og sendes med børn hjem fra skole og hænges op diverse steder.

Der

Gymnastik – det går fatastisk

Havkajak er ved at være færdig med sæsonen – der holdes årsmøde lige efter efterårsferien, hvor næste sæson planlægges. Arrangement ved stranden d. 19. September var en kæmpesucces.

Festudvalg har haft arrangement ved HG Auto – god opbakning. Overskud til VBIF på 5.700 på salg af pølser, øl og vand. Arrangementet er fremover 2. Weekend i september.

Arrangement ved den Gyldne Løve forløb godt, men reklamen for arrangementet var nok for dårlig. Gentages forhåbentlig til næste år, med støtte også fra VBIF. Overskud af arrangementet ca. 5.000 lægges i pulje til næste år.

Peder

Henriette

Margret

Kim

Klavs

Henriette

HE tilretter indbydelsen til de øvrige foreninger. Den sendes ud pr. mail, også til bestyrelsen.

VBIF er hovedarrangør, andre foreninger deltager som medarrangører med diverse indslag og praktisk hjælp.

Henriette har lavet liste over arbejdsopgaver.

Alle udvalg melder tilbage hvor mange instruktører / trænere der har været i gang sommer 2009 samt vinter 2009/10. Det skal sendes på mail til Bodil senest 14. Oktober. Bodil laver liste over samtlige frivillige til Henriette senest d. 28. Oktober.

Bodil laver udkast til børnenes invitation.

Henriette

Alle

Bodil

Bodil

Gennemgang af ønsker for materialer og kursus for 2010. Kirsten sender ansøgning til kommunen 1. Oktober.

Marius Frellesen har bedt om bevilling til fredagssjov – godkendt.

Ingen udbetaling af tilskud til lejre og skoler uden kvittering.

Budget for 2010 laves færdig til næste møde. Kirsten mailer skema til afdelinger senest 14. Oktober. Returneres til Kirsten d. 28.10.09

Alle

Praktiske forhold:

Bilag:

Næste møde:

Indkaldt af:

Referat af:

Mødetype:

Observatører:

Ordstyrer:

Deltagere:

Læs venligst:

Medbring venligst:

Else Marie: Husk computer

Afbud:

Velkommen til Kim Hamann – ny næstformand og Mette Lund - ny repræsentant for løb

Nyt punkt om budgetgodkendelse

Else Marie er i gang med diverse ansøgninger til arrangement ved HG Auto.

Henriette læser brev op fra Rikke vedr. hjemmesiden. Det er vigtigt at hver afdeling sørger for at give besked om opdateringer og hvad man ellers vil have med. Der kan også lægges billeder ind. Alt mailes til Rikke.

Der er et par hængepartier fra fodbold-afdelingen. Bodil tager en snak med fodboldudvalget.

Klavs gennemgår budget for badminton / volleyball. Budget godkendt. Håndboldbudget godkendt. Foreningens samlede budget gennemgået og godkendt

Gymnastik: Alle hold på plads med instruktører og hjælpere. Der er 32 instruktører i alt. Bodil sørger for børneattester til alle over 15. Der er opstartsmøde d. 24. August.

Fodbold: ingen bemærkninger

Håndbold: træning starter i dag – alt på plads med trænere

Badminton / volleyball: der sættes træningstider på hjemmesiden

Løb: Mette udfylder børneattester for løbeudvalg. Der er god gang i løb – der starter nyt hold op for nybegyndere, med løb/gang. Efterspørgsel efter gå-hold. Informationer lægges på hjemmeside.

Havkajak: er I ude og sejle 

Bodil

Mette

Klavs

Mette

Torben

Henriette har lavet forslag til julearrangement. De enkelte udvalg skal hjem og "sælge ideen" . Henriette kontakter Helen for at få styr på hvilke andre lokale foreninger der måske kan være interesserede. Henriette tager kontakt til Inge, husmoderforeningen og begge brandværn. Bodil tager kontakt til jagthorn – Kirsten spørger præsten om Lucia-optog. Kim spørger "Den Gyldne Løve". Økonomien i arrangementet afholdes af VBIF – andre foreninger kan være med og vise flag.

Aftaler skal være på plads til næste bestyrelsesmøde

Henriette laver udkast til indbydelse

Alle

Henriette

Starter midt i september på Sundeved Efterskole

Næste møde flyttet til mandag d. 28. September.

Praktiske forhold:

Bilag:

Næste møde:

Indkaldt af:

Referat af:

Mødetype:

Observatører:

Ordstyrer:

Deltagere:

Læs venligst:

Medbring venligst:

Else Marie: Husk computer

Afbud:

Rikke er ny IT-ansvarlig i foreningen. Det er de enkelte afdelingers ansvar, at give Rikke besked om hvad der skal lægges ind på hjemmesiden. Det er ikke Rikkes opgave at følge op på om alt er opdateret. Henriette følger op. Referater fra bestyrelsesmøder sendes til Rikke fra Else Marie.

Dagsorden godkendt – vi starter med punkt 5.

Ingolf har taget fat i at få opdateret foreningens forsikringer. Vi er bundet af en 3 årig aftale med Codan. Teltet og klubhuset er for brand, storm og tyveri. Ingolf kontakter Codan vedr. havkajakker og conatiner.

Ingolf

Gymnastik: alle instruktører på nær en, er på plads til vinter.

Fodbold: de sidste nøgler er delt ud. Peder skal få styr på børneattester, evt. med hjælp fra Else Marie.

Badminton: intet nyt.

Havkajak: intet nyt. Stiller kajakker til rådighed ved aktivitetsdag.

Håndbold: Inge har været til halfordelingsmøde i Felsted. Der starter et puslingehold op onsdag fra klokken 15 – 16 for årgang 2002 og yngre.

Voksenhåndhold hver tirsdag fra 18.00 – 21.30. Kirsten´s seniorer får endvidere tid torsdag på Sundeved. Alle trænere til vinter er på plads. Kirsten Billund fjernes som børneansvarlig i DGI.

Herrehold til landsstævne i Holbæk.

Henriette

Budget for fodbold godkendt.

Budget for havkajak godkendt.

Budget for gymnastik: godkendt

Budget for badminton: budget udarbejdes af Klavs og Kirsten.

Budget for volleyball: budget udarbejdes af Klavs og Kirsten

Budget for håndhold: budget udarbejdes af Inge og Kirsten

Budget for instruktøruddannelser fremlagt og skal i år forsøges udnyttet bedst muligt i forhold til det godkendte tilskud fra kommunen.

Kirsten

Klavs

Klavs

Inge

Byfesten vel overstået. Festudvalget søger mere opbakning fra foreningens enkelte afdelinger. For lidt gang i pladsen om søndagen. Mangler voksenunderholdning. Omtrent samme besøgstal fredag og lørdag som sidste år. Søndag var meget dårligt besøgt, sikkert på grund af manglende revy. Det endelige regnskab er ikke gjort op, men resultatet er forbedret i forhold til sidste år. Else Marie indberetter til KODA – Margret sender tal. Stor ros til festudvalget fra bestyrelsen, for det store arbejde.

Else Marie

Margret

Referater godkendes og underskrives fremover på bestyrelsesmødet.

Else Marie sørger for ændring i CVR.

Ingolf har valgt at trække sig tilbage som næstformand. Begrundelsen er stort arbejdspres privat. Bestyrelsen respekterer beslutningen, og takker for den store indsats.

Kim Hamann har sagt ja til posten som næstformand. Vi glæder os til samarbejdet med ham.

Praktiske forhold:

Bilag:

Næste møde: